AVIS RELATIF À LA CONFIDENTIALITÉ DES CANDIDATS POSTULANT DANS LES
HÔTELS ET COMPLEXES HÔTELIERS FOUR SEASONS

Notre engagement en matière de confidentialité

Les Hôtels et Complexes Hôteliers Four Seasons (« Four Seasons », « nous », « notre » et « nos ») prennent au sérieux la question de la protection de votre vie privée. C’est pourquoi nous nous engageons à utiliser et à sécuriser vos informations personnelles (définies ci-dessous) d’une manière raisonnable, comme indiqué dans le présent avis de confidentialité à destination des candidats (« avis »).[1]

Le présent avis a été conçu pour se conformer aux diverses lois des juridictions dans lesquelles nous opérons et qui régissent la manière dont les différentes entités peuvent recueillir et utiliser les informations personnelles. (les « lois relatives à la vie privée »).

Cet avis s’applique à la manière dont Four Seasons traite les informations des personnes qui postulent à un poste chez Four Seasons (dénommés ci-après les « Candidat(s) ») et présente la manière dont nous recueillons, utilisons, conservons, protégeons et partageons les informations personnelles des candidats. Si les lois applicables (définies ci-dessous) sont en contradiction avec cet avis, les candidats devront se conformer aux lois applicables.

Le présent avis peut être modifié ou mis à jour de temps à autre. La date de son entrée en vigueur est indiquée en bas du document.

 

  1. Que sont les informations personnelles ?

« Les informations personnelles » se définissent comme toute information qui identifie, se rapporte à, décrit, est susceptible d’être associée à, ou pourrait être liée à, directement ou indirectement, un individu ou un foyer spécifique. On considère que des informations se rapportent à un individu identifiable lorsqu’elles peuvent être utilisées, seules ou avec d’autres informations, directement ou indirectement, pour identifier un individu. Il s’agit, entre autres, du nom d’un candidat, de son adresse électronique, de son numéro de téléphone, de l’un de ses numéros d’identification (ex. : son numéro de passeport, son numéro de sécurité sociale), ainsi que de ses identifiants en ligne comme son adresse IP ou encore de l’identifiant de son appareil.

 

  1. Quelles informations personnelles recueillons-nous ?

Nous pouvons recueillir, conserver et utiliser (collectivement, « traiter ») les types suivants d’informations personnelles, dans les limites permises par les lois sur la confidentialité qui peuvent varier selon les juridictions :

  • Informations de contact : notamment votre nom, nom de jeune fille et nom de famille, votre titre, votre adresse postale, vos numéros de téléphone et votre ou vos adresse(s) électronique(s) personnelle(s) ;
  • Informations relatives à votre identité : notamment votre date et lieu de naissance, votre nationalité, votre pays de résidence, les documents délivrés à votre sujet par le gouvernement (ex. : votre numéro de carte d’identité, les informations relatives à votre permis de conduire), votre sexe, votre état civil ou encore une photographie de vous ;
  • Informations relatives au recrutement : notamment les copies de vos documents d’autorisation de travail, la vérification de vos antécédents, les références et autres informations incluses dans votre CV, votre lettre de motivation ou votre correspondance avec nous dans le cadre du processus de candidature et de recrutement (ex. : des informations sur vos qualifications, votre expérience, vos connaissances, vos compétences et vos aptitudes) ;
  • Informations relatives à l’emploi : notamment les détails relatifs à ou contenus dans les lettres de l’offre et des contrats de travail (ex. : le titre du poste, la date de début du contrat, le lieu de travail, le type de contrat, le salaire et la rémunération, les horaires, les congés annuels et la pension) ;
  • Informations financières : notamment vos antécédents en matière de crédit dans le cadre d’une vérification, ce qui peut inclure certaines informations sur vos comptes bancaires, votre capacité d’endettement et les informations sur les prêts étudiants et autres prêts que vous avez ou aviez contractés ;
  • Enregistrements de voix ou d’images : notamment les enregistrements diffusés sur le réseau de télévision en circuit fermé (aussi dénommé CCTV) dans les bureaux (Bureaux) et les propriétés de Four Seasons, et, lorsque les lois sur la protection de la vie privée l’autorisent, les enregistrements d’entretiens menés en personne ou à distance.

Nous traitons également des informations personnelles sensibles dans les juridictions où nous sommes autorisés ou tenus de le faire par les lois relatives à la protection de la vie privée ainsi que par d’autres lois applicables, et ceci uniquement à des fins spécifiques comme la vérification des antécédents, la collecte de données sur l’égalité des chances en matière d’emploi, les données illustrant nos initiatives en matière de diversité, d’inclusivité et d’appartenance, ou encore la collecte et le partage d’informations légalement requises à une autorité gouvernementale locale. Ces informations personnelles peuvent inclure des informations biométriques, le numéro de sécurité sociale, de permis de conduire, de carte d’identité ou de passeport ; l’origine ethnique ; les identifiants de connexion, les comptes bancaires, le numéro de cartes bancaires, en association avec tout code de sécurité ou d’accès requis, les mots de passe ou les informations permettant d’accéder à un compte ; la géolocalisation précise ; les croyances religieuses ou philosophiques ; l’appartenance à un syndicat ; votre santé physique et mentale (ex. : vos antécédents médicaux, vos traitements, l’état actuel d’une éventuelle maladie, les résultats de tests de dépistage de drogues et l’avis de votre médecin sur les limitations ou les aménagements demandés en rapport avec votre poste potentiel), vos condamnations et infractions pénales, vos handicaps ou encore vos données génétiques.

 

3.De quelle façon vos informations sont-elles collectées ?

Sous réserve des lois sur la protection de la vie privée, nous recueillons vos informations personnelles dans le cadre de votre processus de candidature et de recrutement lorsque vous nous les fournissez ou lorsque vous nous autorisez à les recueillir auprès d’autres personnes (ex. : dans le cadre de la vérification de vos antécédents, notamment en matière de crédit).

Pour des raisons de sécurité, les systèmes de vidéosurveillance surveillent 24 heures sur 24 l’extérieur et l’intérieur de nos bureaux et propriétés. Ces données peuvent être enregistrées. L’utilisation de la vidéosurveillance et de l’enregistrement des données de vidéosurveillance n’est effectuée que si et dans la mesure où les lois sur la protection de la vie privée le permettent ou si les lois applicables l’exigent.

 

  1. À quelles fins traitons-nous vos informations personnelles ?

Four Seasons traite vos informations personnelles uniquement à des fins autorisées par les lois sur la vie privée. Ces objectifs correspondent à une ou plusieurs des bases juridiques suivantes, en vertu desquelles nous sommes autorisés à traiter vos informations personnelles : (1) pour poursuivre nos intérêts commerciaux légitimes en identifiant des candidats susceptibles de rejoindre le personnel Four Seasons dans nos bureaux et propriétés à travers le monde, ainsi que gérer le processus de candidature, de recrutement et d’offres d’emploi ; et (2) pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires dans les pays dans lesquels Four Seasons opère.

Dans la mesure où les lois sur la protection de la vie privée et les autres lois applicables le permettent, nous traiterons vos informations personnelles aux fins suivantes :

promouvoir nos intérêts commerciaux légitimes : nous traitons vos informations personnelles aux fins suivantes dans le cadre de nos intérêts légitimes :

  • examiner et évaluer les qualifications des candidats à un poste ;
  • communiquer avec les candidats et les parties prenantes référentes ;
  • gérer le processus d’entretien en personne et à distance, notamment en permettant aux candidats de prendre rendez-vous pour un entretien par voie électronique ; et
  • pour les candidats retenus, gérer le processus d’intégration Four Seasons.

Respect des obligations légales : nous traitons vos informations personnelles pour nous conformer aux obligations légales et réglementaires, et notamment pour les fins suivantes :

  • nous assurer que vous êtes légalement autorisé à travailler dans la juridiction dans laquelle vous serez employé et que vous répondez aux exigences légales liées à votre fonction ; par exemple, si vous êtes employé en tant que chauffeur, nous devrons confirmer que vous disposez de tous les permis et licences nécessaires pour conduire le(s) véhicule(s) que vous serez amené à conduire ;
  • mener un suivi et établir un rapport sur l’égalité des chances en matière d’emploi ; et
  • nous conformer aux lois, procédures et réglementations applicables dans les pays où nous opérons, y compris celles relatives au partage d’informations personnelles avec les autorités (aussi dénommés les « lois applicables »).

 

Vous ne ferez pas l’objet de décisions pouvant avoir un impact significatif sur votre personne sur la seule base d’une prise de décision automatisée. Une intervention humaine complètera toujours des décisions basées sur un traitement automatisé. Cela comprend, sans s’y limiter, les analyses, les tests et le profilage automatisés.

Nous traitons les informations personnelles conformément aux lois sur la protection de la vie privée. Nous ne traitons pas les informations personnelles à des fins ou d’une manière autre(s) que celles décrites dans le présent avis, sauf si (1) nous vous informons séparément de cette nouvelle finalité, ou (2) nous avons obtenu votre consentement, directement ou indirectement, avant d’utiliser ou de partager vos informations personnelles. Enfin, dans la mesure permise et/ou requise par la loi sur la protection de la vie privée ou d’autres lois applicables, nous pouvons être amenés à communiquer vos informations personnelles à des organismes d’application de la loi, à des organismes de réglementation ou à d’autres organismes gouvernementaux sans que vous en soyez informé ou sans votre consentement.

 

  1. Avec qui partageons-nous vos informations personnelles ?

En raison de la portée internationale de nos activités, nous devons être en mesure de transférer vos informations personnelles au sein de notre organisation. À ce titre, nous pouvons être amenés à partager certaines de vos informations personnelles avec des employés et des entités de Four Seasons, comme votre responsable ou supérieur hiérarchique potentiel, les employés avec lesquels vous pourriez travailler, les personnes qui vous feront passer un entretien pour un poste chez Four Seasons, ainsi que les bureaux de Four Seasons.

 

Pour atteindre les objectifs décrits ci-dessus, nous partagerons vos informations personnelles avec des tiers lorsque cela est nécessaire afin de gérer votre processus de candidature, à chaque fois que la loi l’exige ou lorsque nous avons un autre intérêt légitime à le faire. Nous pouvons communiquer certaines de vos informations personnelles avec les catégories de tiers suivantes :

  • Fournisseurs de services de technologie de l’information (ex. : sauvegarde informatique, stockage d’archives, fournisseurs de systèmes informatiques) ;
  • Consultants et autres prestataires de services professionnels (ex. : comptables, auditeurs, gestion des ressources humaines, services de recrutement, conseillers juridiques externes et services de conseil) ;
  • Autres prestataires de services tiers (ex. : services de relocalisation, fournisseurs de vérification des antécédents, services d’urgence internationaux et agences de voyages d’affaires) ;
  • autorités juridiques et réglementaires ; et
  • agences gouvernementales ou fédérales.

Four Seasons peut être impliqué dans (a) l’achat, la vente ou toute autre acquisition ou cession de tout ou partie de notre entreprise ou de l’un de nos actifs, ou d’une propriété appartenant à un tiers ; (b) notre fusion ou notre regroupement avec une autre organisation ; (c) l’octroi d’un prêt ou d’un autre financement ; (d) la création d’une charge sur, ou la prise d’une garantie sur, tout actif ou titre ; ou (e) la location ou l’octroi d’une licence pour l’un des actifs de Four Seasons (chacune étant une « transaction commerciale »). Dans le cadre d’une transaction commerciale, nous pouvons être amenés à partager des informations personnelles et, dans un tel cas, nous nous conformerons à toutes les exigences des lois sur la protection de la vie privée.

Four Seasons gère des propriétés pour le compte de propriétaires tiers. Nous nous réservons ainsi le droit de communiquer à un propriétaire certaines informations sur un candidat, si cela s’avère nécessaire pour gérer la relation contractuelle potentielle entre le candidat et le propriétaire tiers concerné. Toutes les autres informations personnelles sont la propriété de Four Seasons et ne sont pas partagées avec les propriétaires.

 

Consultez la section « Protection de vos informations personnelles » pour savoir comment nous assurons la sécurité de vos informations personnelles lorsque nous les partageons.

  1. Transferts de vos informations personnelles en dehors de votre pays d’origine

Vos informations personnelles peuvent être traitées par Four Seasons et les autres parties décrites dans la section « Avec qui partageons-nous vos informations personnelles ? », partout dans le monde, y compris dans des pays où les lois sur la confidentialité des données peuvent ne pas être équivalentes aux lois de votre pays d’origine ou aussi protectrices que celles-ci. Nous mettrons en œuvre les mesures appropriées pour garantir que vos informations personnelles restent protégées et sécurisées lorsqu’elles sont transférées en dehors de votre pays d’origine, et toujours conformément aux lois sur la vie privée.

 

  1. Protection de vos informations personnelles

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité pour protéger les informations personnelles contre leur perte ou leur vol, ainsi que contre leur accès, leur collecte, leur divulgation, leur copie, leur utilisation, leur suppression ou leur modification non autorisés, quel que soit le format dans lequel elles sont conservées. Les mesures de sécurité en place comprennent des mesures physiques, organisationnelles et technologiques visant à protéger les informations personnelles qui sont sous notre surveillance ou notre contrôle. Nous utilisons par exemple des pare-feu électroniques et des moyens sécurisés pour effacer les informations personnelles.

Nous mettons également en place des contrôles d’accès pour limiter le nombre d’informations personnelles accessibles aux employés, agents, sous-traitants et autres personnels de tierce partie en fonction de leurs besoins spécifiques dans le cadre de leurs fonctions. Nous autorisons uniquement les prestataires de services à traiter vos informations personnelles à des fins spécifiques et/ou conformément à nos instructions. Tous les prestataires de services tiers sont contractuellement tenus de mettre en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos informations personnelles. De plus, ils sont également tenus d’adopter des mesures de protection appropriées en ce qui concerne le traitement de vos informations personnelles (y compris pour protéger la confidentialité de vos informations personnelles).

Nous avons mis en place des procédures pour faire face à toute violation présumée de la sécurité des données et nous vous informerons, ainsi que tout organisme de réglementation applicable, d’une telle violation lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.

 

  1. Combien de temps conserverons-nous vos informations personnelles ?

 

Nous conserverons vos informations personnelles, et les mettrons à jour de temps à autre conformément au présent avis, pendant la période requise ou autorisée par la législation sur la protection de la vie privée ou les autres lois applicables dans le pays dans lequel elles sont conservées. Nous supprimerons vos informations personnelles lorsqu’elles ne seront plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.

 

  1. Vos droits

Vous pouvez avoir le droit de :

  • nous interroger sur le traitement de vos informations personnelles, notamment en nous demandant (i) les catégories d’informations personnelles collectées, (ii) les sources des informations personnelles, (iii) les tiers avec lesquels l’entreprise a partagé les informations personnelles, et enfin (iv) quelles informations personnelles ont été partagées et avec qui ;
  • demander la modification et/ou la suppression de vos informations personnelles ;
  • demander la restriction du traitement de vos informations personnelles, ou s’opposer à ce traitement ;
  • demander la réception ou la transmission de vos renseignements personnels à une autre organisation, dans un format lisible par machine ; et
  • dans certains pays, déposer une plainte si vous estimez que vos droits à la vie privée ont été violés ou si vous avez subi un préjudice suite au traitement illégal de vos informations personnelles.

L’exercice de vos droits est gratuit. Toutefois, nous nous réservons le droit, à notre seule discrétion, de refuser de satisfaire à votre demande ou de facturer des frais pour satisfaire à plusieurs demandes consécutives similaires, ou à des demandes manifestement infondées ou excessives. Nous nous nous réservons également le droit de refuser des demandes pour des motifs légaux ; dans ce cas, nous vous informerons de ce refus et vous expliquerons nos motifs.

Veuillez noter que vos droits peuvent varier en fonction de la juridiction dans laquelle vos informations personnelles sont traitées. Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur vos droits ou si vous avez des inquiétudes quant au traitement de vos informations personnelles, veuillez contacter le responsable de la protection de la vie privée de Four Seasons (voir les coordonnées ci-dessous).

 

  1. Questions, plaintes et informations complémentaires

 

Si vous êtes candidat à un poste dans une propriété Four Seasons, votre principal point de contact concernant cet avis est le responsable « ressources humaines et culture » de la propriété en question. En outre, Four Seasons a désigné un responsable de la protection de la vie privée qui peut répondre à toutes vos questions sur cet avis et à toutes vos préoccupations concernant vos informations personnelles. Vous pouvez le contacter à l’adresse suivante :

 

Responsable de la protection de la vie privée
Four Seasons Hotels and Resorts
1165 Leslie Street
Toronto, Ontario M3C 2K8
Canada
E-mail : privacy.officer@fourseasons.com

 

Date : janvier 2023



[1] Le présent avis a été adopté par Four Seasons Hotels Limited, ses filiales directes et indirectes et ses sociétés affiliées qui gèrent et exploitent les hôtels, les complexes hôteliers et les résidences de la marque Four Seasons, ainsi que le jet privé et le yacht Four Seasons (chacun de ces éléments étant individuellement une « propriété » et collectivement les « propriétés »). Les références à « nous », « notre », « nos » et « Four Seasons » tout au long de cet avis de confidentialité font référence, selon le contexte, soit collectivement à ces entités juridiques séparées et distinctes, soit à une entité individuelle.